LAPORAN

A. LAPORAN

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Laporan adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggungjawab yang dibebankan kepadanya. Dalam laporan berisi tentang penyampaian  informasi  mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil.

B. Dasar-dasar laporan

1.Pemberi laporan

Laporan melibatkan orang atau pihak yang memberikan laporan. Pemberi laporan dapat berupa perseorangan, sebuah panitia yang ditugaskan untuk maksud tertentu. Dapat pula  dibuat oleh peorangan atau badan kepada seseorang atau instansi yang dianggap perlu mengetahui walaupun tidak diminta.

2.Penerima laporan

Yang menerima laporan adalah orang atau badan yang menugaskan, atau badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan tersebut.

3.Tujuan laporan

Tujuan laporan pada umumnya berkisar pada hal-hal berikut: untuk mengatasi suatu masalah, untuk menagmbil suatu keputusan yang lebih efektif, mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah, untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan, untuk menemukan teknik-teknik baru dan sebagainya. Pembuat laporan harus memperhatikan sungguh-sungguh tujuan laporan ini, sehingga pengarahan, ilustrasi, dan perincian diarahkan secara tepat kepada tujuan terakhir dari laporan itu.

C. Jenis - jenis Laporan

·        Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.

·        Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.

·        Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.

·        Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).

·        Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

D. Sifat laporan

Laporan yang baik harus ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas. Isi dari laporan harus diurutkan dan dikembangkan sedemikian rupa sehingga dapat masuk akal. Fakta-fakta atau bahan-bahan yang disajikan pelapor pun harus dapat menimbulkan kepercayaan, tertama bila pelapor  itu dimaksudkan untuka mengambil suatu tindakan tertentu. Selain itu terdapat sifat-sifat laporan sebagi berikut:

1.      Laporan harus bersifat imajinasi.

2.      Laporan yang dibuat harus sempurna dan komplit,yang berarti tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu.

3.      Laporan juga harus disajikan secara menarik.

E. Macam-macam bentuk laporan

a)      Laporan beberbentuk formulir isian

Laporan yang berbentuk formulir isian biasanya telah disiapkan blanko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yanga kana dicapai. Laporan ini bersifat rutin dan seringkali berbentuk angka-angka.

b)      Laporan berbentuk surat

Bila sebuah laporan tidak banyak mengandung tabel, angka atau sesuatu hal lain yang digolongkan pada tabel dan angka, maka bentuk yang paling umum dipergunakan adalah laporan berbentuk surat. Laporan berbentuk ini tidak banyak berbeda dengan sebuah surat biasa, kecuali bahwa ada sesuatu subyek yang ingin disampaikan agar dapat diketahui oleh penerima laporan. Jika penulis laporan mempergunakan bentuk surat dalam laporannya, maka nada dan pendekatan yang bersifat pribadi memegang peranan yang penting, seperti halnya dengan surat-surat lainnya.

c)       Laporan bebentuk memorandum

Laporan yang berbentuk memorandum( saran, nota, catatan pendek) mirip dengan laporan berbentuk surat, namun biasanya lebih singkat. Biasanya digunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam bagian-bagian suatu organisasi, atau antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja dan seringkali bermanfaat utuka suatau laporan yang bersifat formal.

d)       Laporan perkembangan dan laporan keadaan

Laporan perkembangan pada prinsipnya berbeda dari laporan keadaan. Menurut arti laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembanagn, perubahan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap  mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan. Sebaliknya laporan keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.

e)      Laporan berkala

La[poran semacam ini selau dibuat dalam jangka waktu tertentu. Dalam bentuk sederhan, laporan semacam ini dapat dibuat dalam bentuk formulir-formulir isian, atau dalam bentuk memorandum.

f)       Laporan laboratoris

Tujuan laporan laboratoris adalah menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakuakan dalam laboratoria. Oleh sebab itu laporan ini seringkali memuat percobaan-percobaan yang telah dilakukan. Kerangka laporan laboratoris:

1.      Halaman judul

2.      Obyek atau tujuan

3.      Teori (yang menyangkut teori mana yang diterapkan)

4.      Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan ini dengan mempergunakan metode diatas

5.      Diskusi atas hasil yang telah dicapai dalam percobaan

6.      Kesimpulan

7.      Apendiks

8.      Data asli

g)      Laporan formal dan semi formal

Laporan formal adalah laporan yang mennuhi persyaratan-persyaratan tertentu sebagai yang akan disebutkan dibawah,sedangkan nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur seperti yang terdapat dalam buku-buku.

Ciri-ciri umum yang dijadikan pegangan untuk menetapkan apakah laporan merupakan laporan formal, adalah:

1.      Harus ada halaman judul

2.      Biasanya ada sebuah surat penyerahan

3.      Daftar isi

4.      Ada ikhtisar untuk mengawali laporan atau abstrak

5.      Ada pendahuluan

6.      Bila ada kesimpulan dan saran biasanya diberi judul tersendiri

7.      Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda

8.      Nada yang dipergunakan adalah nada resmi, gayanya bersifat impersonal

9.      Jika perlu laporan formal dilengkapi dengan tabel dan angka-angka

1.  Laporan formal biasanya didokumentasikan secra khusus.

h)      Laporan buku

Suatu  macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan di perguruan tinggi. Laporan buku bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau yang dianjurkan, serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut. Laporan buklku tidak perlu mengikuti persyaratan bagi laporan formal,  disamping itu laporan ini berbeda dari laporan-laporan lain karena ia tidak diperlukan oleh penerima laporan. Karena itu cukup bila terdiri dari bagian-bagian berikut : judul, pendahuluan (mencakup surat penyerahan dan pendahulan), isi laporan, kesimpulan dan saran. Laporan buku tidak hanya berakhir dengan penyajian ringkasan buku, tetapi diakhiri dengan kesimpulan.

F.  Struktur / Sistematika Laporan

Laporan lengkap yang lengkap, harus dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ).

Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :

1. Pendahuluan

Pada pendahuluan disebutkan tentang :

1) Latar belakang kegiatan.

2) Dasar hukum kegiatan.

3) Apa maksud dan tujuan kegiatan.

4) Ruang lingkup isi laporan.

2. Isi Laporan

Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :

1) Jenis kegiatan.

2) Tempat dan waktu kegiatan.

3) Petugas kegiatan.

4) Persiapan dan rencana kegiatan.

5) Peserta kegiatan.

6) Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).

7) Kesulitan dan hambatan hasil kegiatan.

9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

3. Penutup

Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

Referensi:

http://sungie.blogspot.com/2012/05/laporan.html

http://irabieber.wordpress.com/2011/11/11/laporan/.html